ALHEIT MANAGEMENTBERATUNG

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IKS INTERNES KONTROLLSYSTEM

PROJEKT

Konzeption, Realisierung, Automatisierung von Internen Kontrollen im Handel und Anlagenbau

PROJEKTUMFELD

  • Kunde: ein international tätiges Photovoltaik-Systemhaus. Die Gesellschaft entwickelt, plant und baut Photovoltaik-Großkraftwerke und ist Fachgroßhändler für Solarstrom-Komplettanlagen, Solarmodule und Zubehör
  • Branche: Energiewirtschaft, Solarwirtschaft
  • Börsennotierung im TecDax, der Muttergesellschaft sind elf Tochtergesellschaften sowie acht Projektgesellschaften untergeordnet
  • Mitarbeiter: > 400 weltweit
  • Umsatz: > 635 Mio. €

AUSGANGSSITUATION

  • extremes Unternehmenswachstum mit Steigerung der Umsatzerlöse zum Vorjahr in Höhe von 34%,
  • Internationalisierung der Geschäftstätigkeit,
  • Wachstum, das über den Zuwachsraten des Weltmarktes liegt,
  • signifikanter Anstieg der Mitarbeiterzahl,
  • Einführung eines neuen ERP-Systems zur Abwicklung der sämtlicher Warenwirtschafts- und Finanzprozesse.

ZIELSETZUNG UND AUFTRAG

Oberste Zielsetzung bei der Neuausrichtung des IKS war die systematische Identifikation, Dokumentation und Einführung von internen Kontrollen.

Dabei wurde vom Auftraggeber besondere Priorität auf alle Warenwirtschafts- und Finanzprozesse gelegt:

  • Projektierung, Vertrieb und Projektrealisierung im Geschäftsbereich Anlagenbau
  • Vertrieb von PV-Systemkomponenten im Geschäftsbereich Handel (B2B)
  • Einkauf
  • Logistik
  • Finanzen (Zahlungsverkehr)
  • Personal (Lohn- und Gehaltsabrechnung)

VORGEHENSWEISE

Die inhaltliche Projektplanung wurde in Abstimmung mit dem Wirtschaftsprüfer erstellt und terminlich in mehrere Projektphasen unterteilt:

  • Phase 1: Ist-Analyse des bestehenden IKS zur effizienten Neuausrichtung
  • Phase 2: Risikoorientierte Identifikation der wesentlichen Prozesse
  • Phase 3: Durchführung einer Risikoanalyse für die Schlüsselbereiche
  • Phase 4: Erstellung einer Risiko-Kontroll-Matrix (Gegenüberstellung der Risiken mit identifizierten Kontrollen)
  • Phase 5: Qualitätssicherung
  • Phase 6: Implementierung von internen Überwachungs- und Steuerungsinstrumenten
  • Phase 7: Praxistest mit Walkthrough und Funktionsbeurteilung
  • Phase 8: Definition Change Management-Prozess (kontinuierlicher Verbesserungsprozess)

Während der gesamten Projektarbeit wurde die Weiterentwicklung des internen Kontrollsystems (Risikoüberwachungs- und Frühwarnsystem gem. § 91 Abs. Aktiengesetz) und der daraus gewonnenen Informationen laufend aktiv vom Vorstand und Aufsichtsrat überwacht und begleitet.

ERGEBNIS

Alle Vorgaben durch den Auftraggeber konnten in time and budget realisiert werden. Ein wesentlicher Schritt zur praxisnahen Handhabung des IKS wurde durch die vollständige Automatisierung von Key Controls mittels Workflowsystem (Ultimus) in die Warenwirtschaftsprozesse des ERP-Systems realisiert.

Die Definition und Umsetzung des IKS wurde im Rahmen der Projektarbeit durch den zuständigen Wirtschaftsprüfer begleitend geprüft und im Geschäftsbericht wie folgt testiert:

  • „Aufgabe des internen Kontrollsystems ist es, Schlüsselrisiken zu identifizieren und Maßnahmen zur Gegensteuerung in der Umsetzung zu kontrollieren. Mittels einer Risiko-Kontroll-Matrix werden dabei die wichtigen Elemente wie Prozessbeschreibungen, Stellenbeschreibungen und Vertretungsregelungen auf Vollständigkeit und Aktualität, auch durch die interne Revision geprüft.“
  • „Neben systemtechnischen Kontrollen werden auch manuelle Kontrollen und analytische Prüfungshandlungen vorgenommen. Dabei wird das jeweilige Kontrollumfeld sowie die Relevanz von Bilanzierungssachverhalten im Hinblick auf die Abschlussaussagen berücksichtigt."

Eine Übersicht zeigt die Gesamtheit der implementierten IKS Steuerungs- und Überwachungsinstrumente auf:

IKS Steuerungs- und Überwachungsinstrumente