SOFTWAREAUSWAHL GIS

• Kunde: Anbieter für Pannen- und Unfallhilfe in Deutschland, Gesellschafter sind ein Joint Venture von sieben Notrufgesellschaften führender Versicherungskonzerne,
• Branche: Versicherungswirtschaft, Assistance
• Partnerunternehmen: Zur erfolgreichen Bearbeitung von Pannen und Unfällen wird ein flächendeckendes Netz ausgewählter Partnerunternehmen mit modernen und einheitlich in Silber gehaltenen Pannenhilfsfahrzeugen unterhalten
• Anzahl User Gesamt > 750, Anzahl Concurrent User > 500
• zur Entlastung der internen Ressourcen wurde das Teilprojekt an einen externen Experten vergeben

• Grundlage zur schnellen und zuverlässigen Serviceerbringung im 24/7-Betrieb einer Assistance ist das geografische Informationssystem (GIS) eines externen Anbieters, welches über die regionale Zuständigkeit und die besonderen Dienstleistungen der Partnerfirmen tagesaktuell Auskunft gibt,
• zukünftig wird das GIS-Tool mit dem aktuellen unternehmensspezifischen Programmumfang zu den bestehenden Rahmenbedingungen nicht mehr weiterentwickelt ,
• der vertraglich zugesicherte Service wurde fristgemäß durch den Softwareanbieter gekündigt,
• es besteht ein Neubedarf im Rahmen der strategischen Ausrichtung von Kunde und Gesellschaftern, weil zukünftig insbesondere die zunehmende Digitalisierung im Schadenmanagement mit einer automatisierten Beauftragung von Partnerbetrieben in den operativen Assistanceprozessen eine zentrale Rolle spielt.

Die Ziele der Einführung eines neuen GIS-Tools sind

• Weitere Vereinheitlichung der Kernprozesse und Standardisierung der IT-Anwendungssysteme für den Kunden, die Gesellschafter und die Partnerfirmen,
• Senkung von IT-Kosten durch Volumenbündelung während der Implementierungsphase und im operativen Betrieb,
• Schnellere und noch zuverlässigere Bearbeitung von Pannenfällen durch Verkürzung der Prozesszeiten bei Auswahl und Beauftragung von Partnerbetrieben,
• Schaffung der grundlegenden Voraussetzung zur weiteren Automatisierung von Prozessen, vornehmlich im Bereich der Elektronischen Beauftragung von Partnern im Schadenfall.

Für die Erstellung des Lastenhefts und Durchführung des Ausschreibungsverfahrens im Rahmen des Gesamtprojekts wurden mit der Geschäftsführung die Themenbereiche vorab grob skizziert

• IST-Darstellung der fachlichen und technischen Funktionalitäten der GIS-Software für den Auftraggeber und seine Gesellschafter,
• Aufzeigen von zukünftigen Anforderungen an ein GIS-Tool für den Auftraggeber und seine Gesellschafter,
• Vorbereitung der Ausschreibungsunterlagen (Softwarelösung/-anbieter),
• Durchführung des Ausschreibungsverfahrens und Ausarbeitung des Anbietervergleichs,
• Erstellung einer Entscheidungsvorlage für AR.

Im Rahmen der gesamten Projektplanung vom Projektstart bis hin zur Einführung des GIS-Tools wurden für die Softwareauswahl eines GIS-Tools einzelne Projektphasen definiert

• Phase 1: Projektdefinition/-planung
  • von der GF und dem AR genehmigter Gesamtprojektauftrag (Meilenstein)
• Phase 2: Anforderungen GIS
  • Erstellung und Freigabe Lastenheft (Meilenstein)
• Phase 3: Softwareauswahl GIS
  • Versand Lastenheft
  • Longlist: Angebotsprüfung/-bewertung
  • Shortlist: Angebotsbriefing und Workshops
  • Anbietervergleich auf Basis der Kriterien Anbietereignung, Funktionale Anforderungen, Systemtechnische Anforderungen, Strategische Anforderungen und Wirtschaftlichkeit
  • Vergabeentscheidung GF und AR
  • Vertragsverhandlung Vertragsabschluss (Meilenstein)
  • Ende Teilprojekt

Von zentraler Bedeutung für die erfolgreiche Bearbeitung des Teilprojekts war die Festlegung und Gewichtung ca. 50 Bewertungskriterien in den einzelnen Bewertungskategorien

• Anbietereignung
• Funktionale Anforderungen
• Systemtechnische Anforderungen
• Strategische Anforderungen
• Wirtschaftlichkeit